Hjem Diverse Sådan planlægger du større fester og events

Sådan planlægger du større fester og events

af Ideertilfest

Skal du arrangerer større fester, koncerter eller events, står du nu overfor flere udfordringer, som profesionelle event planners og branchefolk kæmper med som en del af deres daglige job. Vi har samlet en kort inspirations- og checkliste, for at guide og hjælpe dig på rette vej, og for at du mindske uforudsete situationer på selve dagen.

De basale detaljer

Det kan være en stor mundfuld at planlægge events, og der er mange detaljer som nemt kan overses blandt alle forberedelserne. Sørg for at have alle basale detaljer på plads først. Det kunne for eksempel være:

Hvor og hvornår skal eventet afholdes?

Hvor mange er der plads til?

Kræver dit event godkendelse fra myndighederne?

Hvordan er parkeringsmulighederne?

Hvordan er toiletforholdene?

Er der rygeområder?

Hvem står for lyd og lys?

Er der behov for dørmænd?

 

Gæster og tilmelding

Om dit event er gratis eller betalt, har du behov for at vide, hvor mange gæster der dukker op. Heldigvis findes der flere brugervenlige billetsystemer, som kan varetage netop dette for dig, så du har tid til alle de andre praktiske opgaver.

 

Du kunne for eksempel benytte Ticketbutler. Et super brugervenligt billetsystem, som er gratis at benytte for dig som arrangør. Hvordan kan det være det, spørger du? Fordi de tager et lavt billetgebyr, som dine gæster betaler. Til gengæld får du et fuldt professionelt billet- og tilmeldingssystem, med flere features, som vil gøre dit job meget lettere.  

 

Artister og tidsplan

Er planen, at der skal være udøvende kunstnere eller artister til dit event, vil dette naturligvis have en essentiel betydning for dit billetsalg. Du er også nødt til at tage højde for om lokationen passer til dit valg af band, foredragsholder, komiker, etc. 

 

Har du flere artister i løbet af dit event bør du have en klar tidsplan. Naturligvis for din egen og kunstnernes skyld. Du kan overveje, om det også er værd for de deltagende at vide, hvem der går på scenen hvornår, og om dette skal meldes ud på forhånd.

 

Barforhold 

Vil du afholde en koncert, bør du tjekke barforholdene på det venue du har valgt. Måske har de allerede en spiritusbevilling, som du kan benytte? Ellers skal du selv sørge for at søge denne. Gør gerne dette i god tid.

 

Her er nogle øvrige overvejelser i forhold til barforhold:

Hvordan er serveringsforholdende? Står folk eller sidder de ved borde? 

Hvilket udvalg skal der være i baren?

Hvor mange skal der til, for at betjene antallet af gæster?

Hvordan skal dine gæster betale? Kontant, kort eller MobilePay?

 

Markedsføring af dit event

Nogle kunstnere og artister sørger for der bliver udsolgt hver gang. Men endnu flere kan have brug for et skub. Overvej hvordan du vil markedsføre dit event. Skal det udelukkende være online (hjemmeside og sociale medier) eller skal i have plakater og flyers?

 

Overvej om det er værd at investere i betalt markedsføring af dit event. Nogle event- og billetsystemer tilbyder denne service, og kan guide dig i forhold til, hvornår dette kan betale sig at sætte kampagner. 

 

Økonomi og budget

Større events er som regel også forbundet med større udgifter. Sørg for at lave et budget hvor du tæller alt med. Og undersøg hvor dit ‘break even’ er, altså hvor mange billetter du skal have solgt før det begynder at løbe rundt.

Har du selv lokalerne er du sparret for en stor udgift. Men husk at der ud over udgifter til artister og personale, også kan være udgifter til diverse bevillinger. 

Når du har overvejet punkterne her er du godt på vej. Allier dig gerne med en partner – det kan være en eller flere god venner, eller profesionelle, som kan guide dig, hvis planlægningen skulle blive udfordrende.

God fornøjelse med planlægningen herfra 🙂

%d bloggers like this: